La gestion des arrêts maladie est souvent perçue comme complexe et chronophage pour les gestionnaires de paie et les services RH. Heureusement, avec les évolutions technologiques et l’intégration des logiciels de gestion, de nouvelles solutions permettent de rationaliser et d’automatiser ces processus administratifs, réduisant ainsi considérablement la charge de travail. Quelles sont ces solutions innovantes qui promettent de transformer cette tâche ardue en un processus fluide et efficace ?
Comment se fait la saisie initiale de l’arrêt de travail ?
Dès qu’un salarié présente un arrêt de travail, il est indispensable d’enregistrer cette information dans le système RH. Les législations obligent le salarié à fournir son arrêt de travail dans les 48 heures suivant le début de son absence. Si ce délai n’est pas respecté, l’absence pourrait être considérée comme non justifiée. L’arrêt de travail doit être prescrit par un médecin et peut être transmis via télétransmission ou en version papier directement à l’employeur.
Initialement, tout commence par la réception de l’avis d’arrêt de travail, souvent sous forme papier, qui doit être vérifié pour sa conformité et complété avec les informations nécessaires. Le RH doit notifier le service de paie, tout en assurant la mise à jour des dossiers administratifs du salarié concerné, incluant le calcul des indemnités journalières et des éventuelles compensations à verser. En parallèle, il doit veiller au respect des délais légaux de déclaration auprès de la Sécurité sociale et, si nécessaire, à l’organisme de prévoyance. Cette gestion manuelle exige une attention constante aux détails, une bonne coordination entre les différents services de l’entreprise et une connaissance approfondie des obligations légales en vigueur.
Mais la saisie de cet arrêt peut être largement simplifié avec un logiciel de gestion RH et un logiciel portail salariés. En le rentrant dans un logiciel GTA (Gestion du Temps et des Activités), il peut alimenter toutes les autres étapes du traitement de l’absence, notamment son intégration dans les plannings partagés de l’entreprise et les alertes automatiques pour les managers.
Centralisation des absences
C’est en intégrant toutes les données relatives aux absences dans un système unique qu’il devient possible d’afficher immédiatement les absences sur les plannings, facilitant ainsi la réorganisation rapide et efficace des équipes et la réaffectation des ressources. Ces outils permettent d’envoyer des notifications automatiques aux responsables et aux collaborateurs concernés, garantissant une communication fluide et une prise de décision éclairée en temps réel. Cette centralisation prend également en compte l’impact des absences sur les congés, les jours de récupération, et autres décomptes similaires, assurant une gestion transparente et précise des droits des collaborateurs.
Le processus de saisie des absences, bien que largement automatisé, nécessite toujours une validation par le gestionnaire des ressources humaines, qui demeure le garant de la conformité et de la cohérence des informations enregistrées. Certains logiciels de GTA de nouvelle génération vont encore plus loin en offrant aux collaborateurs la possibilité de déclarer eux-mêmes leur arrêt maladie ou d’autres types d’absences via un portail personnel sécurisé. Cette fonctionnalité apporte une plus grande flexibilité au processus, tout en responsabilisant les employés et en réduisant la charge administrative des services RH.
Traitement efficace côté paie grâce à l’automatisation
Dès la saisie de l’arrêt de travail dans le module de gestion des temps et des activités (GTA), les informations pertinentes sont automatiquement transférées vers le module de paie, réduisant ainsi considérablement le risque d’erreurs de saisie manuelle. Cette automatisation permet de gagner un temps précieux, offrant aux gestionnaires de paie l’opportunité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse des données ou le conseil stratégique.
Pour optimiser encore davantage ce processus, l’utilisation d’API (interfaces de programmation d’applications) est fortement recommandée. Les API permettent une communication fluide et instantanée entre les différents modules de gestion utilisés par l’entreprise, garantissant que toutes les données relatives aux absences soient correctement synchronisées pour le calcul précis des rémunérations.
Grâce à ce transfert automatisé, les données concernant les absences sont intégrées en temps réel dans le système de paie, facilitant la gestion des retenues d’absence et le calcul de la subrogation salariale lorsque celle-ci est applicable.
Qu’est-ce que la déclaration en DSN ?
Le signalement en DSN (Déclaration Sociale Nominative) remplace l’ancienne attestation de salaire et doit être effectué rapidement après réception de l’arrêt de travail, idéalement dans les cinq jours. Ce processus consiste en un envoi de flux de données à la Sécurité Sociale, contenant toutes les informations nécessaires, y compris les salaires de référence des mois précédents. Grâce à cette déclaration numérique, l’entreprise minimise les risques d’incohérences et optimise le suivi des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).
La subrogation, bien que facultative, permet à l’employeur de percevoir directement les IJSS et de les reverser ensuite au salarié sans discontinuité de salaire. Cela renforce la fidélisation des employés en leur garantissant une continuité financière durant leur période d’incapacité de travail.